La gestion des ressources est un aspect essentiel de la réussite d’une PME. Pour optimiser l’efficacité et la productivité des équipes RH, un nombre croissant d’entreprises se tournent vers les Systèmes d’Information des Ressources Humaines. Cependant, choisir le bon SIRH pour sa PME est à la fois complexe et crucial.
Par conséquent, il est nécessaire de comprendre les besoins spécifiques de son entreprise, d’évaluer les fonctionnalités et les options disponibles sur le marché, afin de mettre en œuvre le système choisi de manière efficace. On vous dévoile dans notre article complet comment faire le meilleur choix de SIRH pour améliorer la gestion de vos ressources humaines et ainsi favoriser la croissance de votre entreprise.
Comprendre les besoins et les objectifs de votre PME
Pour choisir le SIRH le plus adapté à votre PME, vous ne pouvez faire l’impasse sur la compréhension en profondeur de vos besoins et objectifs spécifiques. Cette première étape incontournable vous permettra d’analyser les processus existants et ainsi d’identifier les problématiques que l’implémentation d’un SIRH pourrait résoudre.
#1 — Analyser vos processus existants
Pour bien choisir votre SIRH, il convient d’avoir une vision claire de l’ensemble de vos process RH déjà en place au sein de votre PME. Vous devez notamment identifier les tâches et missions RH réalisées manuellement et les systèmes parfois obsolètes.
Voici les questions que vous devrez vous poser :
↗️ Quels sont les processus administratifs que votre équipe RH gère au quotidien tels que la paie, la gestion des congés et le suivi des absences, l’intégration des nouvelles recrues ?
↗️ Quels sont les goulots d’étranglement ou les problématiques récurrentes que vous rencontrez dans la gestion des ressources humaines ?
↗️ Quels sont les processus qui nécessitent une amélioration en termes d’efficacité, de précision ou de réduction des erreurs ?
Cette analyse vous permettra d’avoir une vue d’ensemble des domaines dans lesquels un SIRH pourrait apporter une réelle valeur ajoutée.
#2 — Définir les objectifs à atteindre
Une fois que vous avez identifié les processus à améliorer, il est temps pour vous de définir clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à l’implémentation d’un SIRH. Voici quelques exemples d’objectifs courants :
Amélioration de l’efficacité et de la productivité : Automatiser les tâches administratives, réduire le temps passé sur les processus manuels, et libérer du temps pour se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée ;
Réduction des coûts administratifs : Diminuer les dépenses liées à la gestion des ressources humaines, notamment en réduisant les erreurs de paie ou les pénalités dues à des non-conformités.
Renforcement de la gestion des talents et du développement des salariés : Faciliter le recrutement, les évaluations, les formations et la planification des carrières, afin de maximiser le potentiel et la rétention des talents.
Grâce à cette définition claire des objectifs, vous serez en mesure d’évaluer avec précision les fonctionnalités et les options offertes par les différents SIRH sur le marché, en vous assurant qu’ils répondent vraiment à vos besoins.
En comprenant les besoins et les objectifs de votre PME, vous serez prêt à passer à la prochaine étape de ce processus de sélection : l’évaluation des fonctionnalités et les options disponibles.
Evaluer les fonctionnalités et les options disponibles
Une fois que vous avez une vision claire de vos besoins et objectifs en matière de SIRH, il vous faut prendre le temps d’évaluer les différentes fonctionnalités proposées par les éditeurs de solutions RH.
Cette étape est décisive pour comparer et choisir la solution qui vous convient le mieux en fonction des défis que vous avez à relever. Voici les trois étapes clés pour y parvenir.
1️⃣ Identifier les fonctionnalités clés dont vous avez besoin
Il est indispensable de dresser une liste exhaustive des fonctionnalités essentielles que vous attendez de votre futur SIRH. Pour vous aider à y voir clair, voici quelques fonctionnalités essentielles à considérer :
La gestion des données RH : Un SIRH doit vous proposer les fonctionnalités de base telles que la gestion de la paie, des congés et des absences, la gestion des avantages sociaux ainsi que la gestion de l’administratif RH ;
La gestion des talents : Un SIRH complet peut aussi vous permettre de gérer simplement le recrutement, l’évaluation des performances, le développement des compétences et la passation de poste ;
Le portail salarié : Le SIRH doit permettre à chaque salarié d’accéder facilement à ses informations personnelles, d’effectuer ses demandes de congés, de consulter ses bulletins de paie, etc. ;
Les tableaux de bord et la gestion de l’analytique : Assurez-vous que le SIRH propose des outils simples et efficaces de reporting et d’analyse pour vous aider à la prise de décisions fiables, basées sur des données précises.
2️⃣ Comparer les solutions disponibles sur le marché
Maintenant que vous avez identifié les fonctionnalités clés de votre futur SIRH, identifiez les éditeurs SIRH répondants à vos besoins. Il est préférable d’opter pour des fournisseurs spécialisés dans les solutions destinées aux PME. En effet, ils seront plus à même de comprendre vos besoins et de vous offrir une solution flexible et adaptée.
En parallèle, pensez à consulter les avis et retours d’expérience des utilisateurs afin d’évaluer la satisfaction client ainsi que la qualité du service offert par le fournisseur. Vous pouvez aussi échanger avec d’autres PME similaires à la vôtre afin de leur poser toutes vos questions et mieux savoir si la solution RH peut vraiment vous convenir.
Enfin, dernier point : le SIRH retenu devra aussi s’emboîter parfaitement avec les autres outils déjà utilisés, tels que votre outil de gestion de performance de vos équipes ou bien encore votre logiciel de gestion des talents. Cette question de l’intégration avec vos autres logiciels est incontournable pour que l’implémentation de votre SIRH rime avec efficacité et fluidité.
3️⃣ Établir un budget prévisionnel
La question du budget est évidemment essentielle lors du choix d’un SIRH. Ce budget prévisionnel devra tenir compte des coûts d’implémentation, des frais d’installation si le logiciel n’est pas en mode Saas, les coûts de maintenance et support client et les mises à jour à venir. Il faudra aussi tenir compte des frais de formation de l’équipe à la prise en main de l’outil.
Assurez-vous donc d’élaborer un budget réaliste pour ensuite être en mesure de choisir la solution au meilleur rapport qualité-prix.
Déployer votre SIRH
Une fois que vous avez sélectionné le SIRH qui correspond le mieux aux besoins de votre PME, il est temps de passer à sa mise en œuvre. Voici comment procéder.
🚀 Planifier et gérer le déploiement
Pour assurer une mise en œuvre réussie du SIRH, établissez un plan de projet détaillé en identifiant clairement les différentes phases du déploiement, les tâches à accomplir ainsi que les délais et responsabilités. L’idéal consiste alors à constituer une équipe dédiée au projet comprenant des membres de l’équipe RH, de la direction ainsi que de l’informatique.
Pensez également à prévoir des formations adaptées pour votre équipe RH et les utilisateurs clés. Cela vous permettra de garantir une utilisation efficace du SIRH.
🚀 Assurer une communication fluide et des formations adéquates
Pour que le SIRH soit accepté par tous, veillez à communiquer de façon transparente et ouverte en explicitant au mieux les avantages et les changements induits par ce nouvel outil.
En plus des sessions de formation destinées aux divers utilisateurs, maintenez une communication constante avec ces derniers. Enfin, recueillez leurs feedbacks régulièrement pour vous inscrire dans une démarche d’amélioration permanente du système.
Le SIRH est-il vraiment indispensable à votre PME ?
Pour finir, on peut dire que le SIRH est un outil indispensable pour les PME soucieuses d’optimiser leur gestion des ressources humaines. En automatisant les tâches répétitives et chronophages, en permettant un meilleur accès aux données du personnel, le SIRH renforce l’efficacité globale de l’entreprise et contribue à son développement.
À l’ère de la digitalisation croissante de tous les pans de l’entreprise, ne pas opter pour un SIRH peut entraîner des erreurs coûteuses pour votre PME et conduire à un manque de compétitivité dans un environnement de plus en plus concurrentiel. Contactez-nous pour découvrir notre logiciel SIRH TMA !