Outils RH : comment optimiser la formation de vos collaborateurs?

Depuis 2019, suite à la promulgation de la loi « pour la liberté de choisir son avenir professionnel », le plan de formation est devenu le plan de développement des compétences. Annuel ou pluriannuel, il est conçu pour une gestion plus dynamique des emplois et des parcours professionnels des collaborateurs. Au-delà du changement de nom, il s'avère un des outils RH de pilotage essentiel, en corrélation étroite avec la stratégie de l'entreprise. C'est pourquoi, son élaboration doit prendre en compte une pluralité d'objectifs et une diversité d'acteurs. Comment parvenir à concilier toutes ces exigences ? Comment optimiser votre plan de développement des compétences en tenant compte à la fois du potentiel des collaborateurs et des enjeux de l'entreprise ? Voici tous nos conseils.



Outils RH Méthode TMA

Outils RH : L'analyse des besoins

C'est la première étape pour élaborer une stratégie de formation efficiente.


Les besoins de l'entreprise

Le plan de développement des compétences se construit à partir de la stratégie d'entreprise et de ses projets à venir. Cela implique de s'interroger sur l'évolution prévisible des métiers, l'apparition de nouvelles technologies, la suppression ou la transformation des postes, les recrutements, le développement des compétences nécessaires. C'est pourquoi les objectifs individuels et collectifs des formations doivent être définis au préalable, dans la mesure du possible. Dire non à un collaborateur devient ainsi plus facile quand les prérequis ne sont pas là ou quand son projet ne répond pas aux attentes de l'entreprise.



Les besoins individuels et collectifs

L'expression des besoins individuels peut être réalisée au cours des entretiens professionnels ou des entretiens annuels, à la fois par les salariés et les managers. En dehors de ces périodes formalisées, les managers et responsables de services peuvent également détecter et transmettre à la direction des ressources humaines des besoins de montée en compétences. Au niveau des besoins collectifs, il est parfois nécessaire de former toute une équipe à un changement de technologie, ou encore, d'organiser un séminaire de cohésion ou team-building.




Outils RH Mise en Pratique



Outils RH : La mise en œuvre du plan de développement des compétences

L'optimisation de votre plan implique certains fondamentaux.


Mesurer les écarts et faire des choix

Le plan de développement des compétences se structure, avec d'un côté les actions de formation obligatoires (habilitations, CACES...) et nécessaires au maintien sur le poste, de l'autre, les actions « facultatives » décidées par l'entreprise.


Il implique donc de faire des choix. Des outils rh existent pour vous aider dans les décisions à prendre. Ainsi, la cartographie des emplois et des compétences permet de connaître les compétences disponibles dans l'entreprise et, avec la pyramide des âges, de prévoir les mouvements d'effectifs. En parallèle, il s'agit de les comparer aux compétences attendues par l'entreprise, en fonction des projets à venir. À cela s'ajoutent les desiderata issus des entretiens professionnels, les souhaits de mobilité interne, d'évolution de carrière et/ou de formation.


On entre alors dans une GEPP proactive. Si de nouvelles compétences sont attendues, quelle stratégie sera la plus adaptée ? Un recrutement externe ? Former un collaborateur pour le faire évoluer ? Tenir compte des souhaits de mobilité interne ? Quelles que soient les décisions prises, elles devront se faire en concertation avec la direction, le service rh, le manager et le(s) collaborateur(s) potentiellement concerné(s).



Communiquer pour motiver

C'est pourquoi, communiquer sur le plan de développement des compétences et les objectifs stratégiques de l'entreprise est indispensable afin d'obtenir l'adhésion des salariés et leur engagement dans les actions de formation nécessaires.

De plus, donner du sens à la formation fait partie des éléments d'optimisation. Il s'agit d' expliquer en amont la valeur ajoutée de l'apprentissage à venir pour le poste et l'environnement de travail du salarié. Sa motivation en sera d'autant plus renforcée.


Des objectifs gagnants-gagnants

Dans tous les cas, encouragez vos salariés à utiliser leur compte personnel de formation (CPF). Celui-ci peut en effet être abondé par l'entreprise dans le cadre d'un projet concerté. Non seulement le salarié acquiert des compétences supplémentaires mais l'entreprise voit également son expertise augmenter, le tout avec un financement intéressant. Pour les deux parties, c'est du gagnant-gagnant !


Si le souhait du salarié ne correspond pas aux objectifs stratégiques de l'entreprise, il est important de lui faire un retour clair et argumenté, afin de ne pas le faire attendre indéfiniment. S'il le peut, il sera à même de concrétiser son projet de son côté, avec son CPF.


Une autre manière d'optimiser son plan de développement des compétences est de ne sélectionner que les collaborateurs strictement concernés par une formation, afin d'éviter l'effet « formation moutons ». Il n'est pas indispensable, par exemple, d'envoyer toute une équipe en formation SST ou incendie. C'est pourquoi, il faut toujours garder un œil sur l'objectif final et rester vigilant sur l'étude des pré-requis ainsi que sur les résultats attendus. Ainsi, le principal est de s'assurer qu'untel a le niveau pour suivre, que tel autre n'est pas trop qualifié, et que cela aura des effets positifs sur leur performance à moyen terme.



Utilisation Outils RH en Equipe


Budgétiser et négocier

Lorsque le choix des actions à mener est acté, l'étape suivante consiste à budgétiser la formation, en tenant compte à la fois du temps passé en formation, du salaire qui continue à être versé, des frais pédagogiques, ainsi que des frais éventuels de déplacement, d'hébergement et de restauration. Pour optimiser ce coût, il est fortement recommandé de demander plusieurs devis à différents organismes de formation, ou, si possible, d'étudier la possibilité de réaliser certaines actions en interne. Vous pouvez aussi négocier les tarifs en fonction du taux de remplissage des formations.


Autre élément important : prévoyez une enveloppe budgétaire optionnelle au cas où d'autres demandes vous parviendraient en cours d'année. Cela arrive plus souvent que prévu : il suffit d'un changement dans l'organisation, d'un conflit, d'un poste à pourvoir etc.


Concernant le financement de la formation, il est judicieux de vous rapprocher de votre OPCO, entre autres pour étudier les possibilités de co-financement par le FSE.





Réunion Outils RH



Outils RH : Pourquoi tenir compte du potentiel de chacun ?


Pour optimiser vos actions de formation, connaître ses collaborateurs et le potentiel de chacun entre également en ligne de compte.


Identifier les potentiels

Identifier les talents d'un collaborateur, permet de mieux comprendre son fonctionnement, son potentiel et de lui proposer, si possible, des missions en accord avec sa personnalité et les compétences attendues dans l'entreprise. Les managers ont un rôle à jouer dans la détection des potentiels et des besoins. Pour ce faire, il existe également des outils comme la méthode TMA, qui effectue des rapports de correspondance indiquant dans quelle mesure un candidat correspond au profil, aux compétences et à la culture de l'organisation. Du coup, elle permet également de proposer des formations à la fois adaptées à chacun et qui répondent aux besoins de l'entreprise.



Des parcours individualisés

Si remplir les formations s'avère plus intéressant financièrement, le sur-mesure en fonction des potentiels peut également l'être à plus long terme. En effet, un salarié formé en fonction de ses talents et/ou sur ses sujets de prédilection pour monter en compétences, pourra s'ouvrir et s'investir beaucoup plus dans ce qu'il fait, augmentant par la même occasion sa productivité et la performance de l'entreprise. Par exemple, un technicien disposant d'un fort potentiel de leadership et de capacités à prendre des initiatives pourra se voir proposer une formation en management, dans le cadre d'une évolution de carrière.



Avec une pédagogie adaptée

Choisir la pédagogie adaptée à vos collaborateurs contribue à la réussite de leur apprentissage. En fonction des potentiels de chacun, il faudra choisir entre différentes modalités : une formation en présentiel ou en visio, avec de la théorie ou des cas pratiques, la FOAD (formation ouverte et à distance) ou encore la formation en situation de travail (AFEST), en mode individuel ou en collectif, à quel rythme (en alternance 2 jours par mois, en formation continue sur plusieurs jours etc.) ?


Demandez-vous également si le salarié a besoin d'être accompagné ou coaché par quelqu'un d'extérieur. Pour vous aider, le rapport de test TMA est un des outils RH qui indique l'environnement de travail dans lequel le collaborateur s'épanouira le plus. De même, il précise le style d'apprentissage et de développement privilégié du salarié.



L'évaluation et le suivi du plan

Pour garantir l'efficacité du plan et son optimisation, mettre en place des évaluations s'avère indispensable.


D'une part, l'évaluation à chaud mesure la satisfaction des stagiaires, d'autre part, l'évaluation à distance vérifie les apprentissages et la mobilisation de ceux-ci dans le cadre professionnel. Trois à six mois après la formation, par exemple, mettez à contribution les managers pour qu'ils évaluent la montée en compétences des collaborateurs qui ont été formés. Avec les kpi adéquats, vous pourrez même mesurer le retour sur investissement, le fameux ROI.


Le suivi du plan de développement des compétences doit s'effectuer régulièrement. Non seulement il s'agit de vérifier que les actions programmées ont bien été menées, mais encore que le budget alloué est respecté. De plus, l'évaluation des actions de formation permet de réaliser si besoin des ajustements du plan, en y ajoutant ou en supprimant certaines actions et/ou bénéficiaires.



Ainsi, le plan de développement des compétences est un réel outil de pilotage rh au service des objectifs stratégiques de l'entreprise. Construit de manière concertée, communiqué en toute transparence, il contribue au développement de l'expertise des collaborateurs et, avec celle-ci, à la compétitivité de l'entreprise.

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