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Comment créer une expérience d’onboarding mémorable en 5 étapes ?



Le recrutement s’est longtemps arrêté à la signature de la promesse d’embauche. Or, avec les tensions de recrutement qui s’intensifient, il est devenu indispensable de penser l’onboarding. D’après une étude menée par Glassdoor, un processus d’intégration performant permet d’améliorer la rétention des nouveaux employés de 82 %. 


Aujourd’hui, l’onboarding ne se contente plus d’être une formalité administrative. Il s’agit d’une étape cruciale qui peut déterminer la réussite ou l’échec de l’intégration d’un nouvel employé dans une entreprise. 


Dans cet article, nous vous présentons cinq étapes essentielles pour créer une expérience d’onboarding mémorable et efficace. Ces étapes vous aideront à structurer votre processus d’accueil, à engager vos nouveaux talents et à les préparer au mieux à réussir dans leurs nouvelles fonctions.


Pourquoi l’onboarding est-il si important ?

Qu’est-ce que l’onboarding RH ?

L’onboarding RH, ou le processus d’intégration, regroupe toutes les pratiques liées à l’accueil et à l’intégration d’un nouveau salarié dans une organisation. Cela comprend les actions mises en place pour familiariser les nouveaux employés avec leur environnement de travail, leurs collègues, leurs responsabilités et la culture de l’entreprise


Qui s’occupe de l’onboarding RH ? 

L’onboarding RH est souvent la responsabilité du directeur des ressources humaines (DRH) ou du manager concerné, surtout dans les startups en croissance. 


Cependant, il est important de noter que tout le monde dans l’entreprise joue un rôle dans l’onboarding. Cela comprend non seulement le manager et le DRH, le responsable informatique, l’office manager, mais aussi tous les membres directs de l’équipe. En effet, l’onboarding est non seulement l’accueil, mais aussi et surtout l’intégration organisationnelle et culturelle des nouveaux employés.


Quel est l’impact du parcours d’intégration des nouvelles recrues ? 


Un bon onboarding a un impact significatif sur la satisfaction, la productivité et la rétention des salariés. Il aide les nouveaux collaborateurs à comprendre leurs rôles et responsabilités, à s’adapter plus rapidement à l’environnement de travail, et à se sentir valorisés et bienvenus. 

En outre, il favorise la création de relations solides entre les nouveaux employés, leurs collègues et la direction. 





Les 5 étapes à suivre pour créer un parcours d’intégration mémorable

L’onboarding d’une nouvelle recrue ne s’improvise pas. Au contraire, chaque étape doit être réfléchie avec soin pour vous permettre d’en faire un vrai levier de performance et d’engagement


Étape 1 : La préparation en amont du processus d’intégration 

La préparation du processus d’onboarding en amont est un élément clé pour une intégration réussie. 

Cela commence dès la rédaction du profil du poste à pourvoir pour s’assurer qu’il n’y aura pas de décalage entre les missions théoriques et la réalité du poste. Ensuite, il est utile de discuter avec les managers du futur accueil qui sera réservé au salarié : journée d’intégration, programmes de formation spécifiques, rencontres avec ses futurs interlocuteurs, organisation d’un pot de bienvenue, mise à disposition d’un véhicule de fonction, badge, etc. 


Si le poste nécessite une montée en compétences rapide, vous pouvez également prévoir à l’avance les différentes étapes de formation qui seront proposées à la nouvelle recrue. Dans tous les cas, vous devez veiller à ce que le nouveau collaborateur se sente attendu et que soit préparé son nouvel environnement de travail.


Étape 2 : Maintenir la communication avant l’arrivée d’une nouvelle recrue

Il peut parfois s’écouler plusieurs semaines, voire plusieurs mois, avant qu’une nouvelle recrue intègre l’entreprise. Cette communication entre la signature de la promesse d’embauche et la prise de poste est essentielle, surtout quand on sait qu’un salarié sur cinq ne se présente pas lors de son premier jour. 


Durant la phase de préboarding, plusieurs méthodes de communication peuvent être envisagées : 

  • Entretenir le lien par mail ou téléphone, par exemple en envoyant une demande de feedback sur le processus de recrutement ou en proposant un échange téléphonique pour répondre à toutes les questions du futur salarié. 

  • Inviter le candidat dans vos locaux en amont du jour J et le convier à vos événements d’entreprise. 

  • Offrir un accès à votre réseau social d’entreprise ou à votre plateforme de formation en ligne peut aussi permettre au candidat de s’imprégner de votre culture d’entreprise. 

  • Enfin, n’hésitez pas à lui envoyer son programme des premiers jours pour qu’il sache à quoi s’attendre. Vous limiterez ainsi son niveau de stress ainsi que celui de sa charge mentale.


Étape 3 : Accueillir le salarié le jour J

Pour accueillir le nouvel employé le jour J, il est recommandé de :

  • Veiller à ce que le manager se rende disponible ce jour-ci pour l’accueillir, le présenter aux autres membres de l’équipe. 

  • Nommer un “mentor” qui l’accompagnera durant ses premiers pas dans l’entreprise. Assurez-vous donc que l’emploi du temps de la personne désignée soit allégé en conséquence. 

  • Revenir sur les sujets administratifs comme le contrat de travail, les horaires et lever toutes questions qui pourraient être restées en suspens.

  • Présenter les habitudes de l’entreprise, qu’il s’agisse des habitudes de travail (réunions hebdomadaires) ou des moments de convivialité entre collègues.

  • Transmettre des documents d’information sur les produits et les activités de l’entreprise.





Étape 4 : Mettre en place un suivi régulier

Mettre en place un suivi régulier lors de l’onboarding RH consiste à établir des points de contrôle périodiques avec le nouvel employé tout au long de sa période d’intégration. 


Cela peut prendre la forme de réunions régulières avec le manager ou l’équipe RH pour discuter de l’adaptation du nouvel employé à son environnement de travail. Vous pouvez mettre en place un rendez-vous hebdomadaire ou bimensuel. Profitez-en pour faire de ces moments des instants de convivialité pour que le salarié se sente en confiance pour partager ses retours sans crainte que cela ne lui porte préjudice pour la suite de sa progression en entreprise. 


Lors de ces points de contrôle, le nouvel employé peut partager ses feedbacks, exprimer ses préoccupations et poser des questions. Cela permet non seulement d’identifier rapidement les problèmes éventuels et de profiter d’un regard neuf sur les process déjà en place dans l’entreprise. Bien évidemment, ces échanges peuvent être adaptés en fonction du niveau de responsabilité et de l’expérience de l’employé.


Étape 5 : Mettre en place un suivi après la période d’onboarding

Après la phase d’onboarding, il est important d’évaluer et d’ajuster le processus pour s’assurer qu’il est efficace. Il s’agit notamment d’évaluer la performance des nouveaux employés pour identifier les domaines où ils peuvent avoir besoin de soutien supplémentaire comme une formation ou l’appui d’un autre membre de l’équipe pour effectuer une tâche. 


Vous pouvez aussi élaborer un tableau de bord RH et un plus spécifiquement orienté sur le suivi de la performance. Au regard des indicateurs définis en amont, vous suivrez leur évolution par rapport aux attentes définies lors de la prise de poste.

Pensez bien à rester flexible et à l’écoute pour faire des ajustements en fonction des remontées du terrain et des performances. Par exemple, si le nouvel embauché est junior, il ne faudra pas avoir les mêmes attentes vis-à-vis de lui que celle que l’on peut avoir avoir d’un profil plus sénior. 


Vous avez désormais toutes les clés pour élaborer un parcours d’onboarding efficace, intelligent et humain ! La prise de poste est toujours un moment décisif tant pour l’entreprise que pour la nouvelle recrue. C’est un moment charnière où chacun apprend à connaître l’autre. Si le stress est parfois inévitable durant cette période d’onboarding, il est aussi possible d’alléger ce dernier en suivant les 5 étapes que nous vous recommandons. L’adage dit d’ailleurs que “Bien commencé, c’est à moitié terminé”…


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